Informationen zum Datenschutz

1      Informationen gem. Art. 13 DSGVO

1.1.      Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung aufgrund Beratung und Regelung datenschutzrechtlicher Angelegenheiten für unsere Kunden.

1.2.      Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die H. Krauthoff Inkassoservice, Ursulaplatz 1, 50668 Köln, E-Mail: info@krauthoff-inkasso.de, Tel.:

1.3.      Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter ist 
Herr Dr. iur. Andreas Pinheiro, LL.M. 
Berrenrather Str. 274, 50937 Köln 
Firma ap-datenschutz

1.4.      Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1.4.1. Es werden folgende Kategorien von Daten verarbeitet:

• Personalien (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum) 
• Gläubigerdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail), 
• Forderungsdaten (Leistungen, Forderungshöhe, Zinsen, bspw. auf Rechnungen, Verträge, Quittungen o.ä.) 
• Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung ggü. dem Gläubiger (z.B. Mahnungen, Urteile, Beschlüsse, Mahnbescheide etc. ) 
• Dokumentationsdaten (Daten aus Beratungs- und Servicegesprächen), 
• Sensible Daten (Gesundheitsdaten, o.ä. bspw. bei der Forderung eines Arztes auf einer Arztrechnung) 
• Mitarbeiterdaten  
• Lieferantendaten (bspw. ext. DL) 

1.4.2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die H. Krauthoff Inkassoservice verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DS-GVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit den Forderungsberechtigten und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Inkassobetriebs erforderlichen Tätigkeiten. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen. 

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeitet die H. Krauthoff Inkassoservice personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigter Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Ein solches berechtigtes Interesse besteht bei-  

a) Tätigwerden im Rahmen des Forderungsmanagements für einen Dritten. Das „Outsourcing“ des Forderungsmanagements entspricht den allgemeinen Verkehrserwartungen im Rechtsverkehr vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen.  

b) Dem Ankauf einer „notleidenden“ Forderung (s. a) 

c) Durchführung der Zahlungsverarbeitung über externe Dienstleister 

d) Konsultation von und Datenaustausch mit Wirtschaftsauskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Ermittlung von Ausfallrisiken bei konkreten Geschäftsvorfällen 

e) Mitteilung und Datenaustausch mit Wirtschaftsauskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Anzeige einer belegten Zahlungsunfähigkeit bzw. Zahlungsunwilligkeit bei konkreten Geschäftsvorfällen. Diese findet nur dann statt, wenn die Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Schuldner bspw. durch eine staatliche Stelle belegt ist. 

f) Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten  

g) Gewährleistung der IT–Sicherheit und des IT–Betriebs des Unternehmens 

Soweit Sie der H. Krauthoff Inkassoservice eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben (z. B. Einholung von Informationen Dritter zum Beleg der (nicht) bestehenden Forderung o.ä., Einwilligung in die unverschlüsselte E-Mail Kommunikation), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buch stabe a DS-GVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Außerdem verarbeitet die H. Krauthoff Inkassoservice nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen sie als Unternehmen unterliegt, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u. a. z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

1.5.      Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten der H. Krauthoff Inkassoservice benötigen. Auch von der H. Krauthoff Inkassoservice eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten.  

Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehenden Geschäftsbeziehungen bestehen, finden sie im Anhang zu diesem Text. 

Weiterhin erhalten Empfänger in den folgenden Kategorien Ihre Daten:

• Abtretungsempfänger (bspw. wenn eine von der verantwortlichen Stelle übernommene Forderung abgetreten wird.)  
• Auskunfteien (bspw. bei der Ermittlung eines kreditorischen Risikos zur Bewertung einer Forderung oder aber bei einer Meldung gem. § 31 BDSG. Diese darf nur in speziellen Fällen erfolgen, bspw. im Fall eines vollstreckbaren Titels oder eines Schuldanerkenntnisses (näheres unter § 31 BDSG)) 
• Drittschuldner (bspw. der Arbeitgeber bei der Pfändung in das Gehalt des Schuldners) 
• Einwohnermeldeämter (bspw. zur Ermittlung einer Adresse im Rahmen einer Zwangsvollstreckung) 
• IT Dienstleister (bspw. E-Mail Hosting) 
• Gerichte, Gerichtsvollzieher und Behörden (bspw. bei der Beantragung eines Mahnbescheides (Gericht) oder bei der
• Zwangsvollstreckung eines vollstreckbaren Titels (Gerichtsvollzieher)) 
• Rechtsanwälte (bspw. zur Geltendmachung eigener Forderungen oder zur Abwehr fremder Ansprüche oder Klagen) 
• Gläubiger 

1.6.      Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

1.7.      Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass Daten für die Zeit gespeichert werden, in der rechtliche Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre § 195 BGB, bis zu 30 Jahre § 197 BGB).  

Zudem speichern wir Ihre Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichte ergeben sich für uns aus:

• der Abgabenordnung: 10 Jahre für steuerliche Zwecke (§ 147 AO) (bspw. Gläubiger- und Schuldnerdaten für steuerliche Zwecke)
• den Vorgaben nach § 257 HGB: 6 Jahre für Dokumentation gemäß handelsrechtlicher Vorgaben (bspw. Dokumente und E-Mails oder Bestell- und Auftragsunterlagen in der Kommunikation) 
• dem Zivilrecht (regelmäßige Verjährung von 3 Jahren – bspw. Schuldnerdaten bei nicht titulierten Forderungen)

1.8.      Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). 

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). 

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). 

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. 

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei  

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) 
Nordrhein-Westfalen 
Postfach 20 04 44 
40102 Düsseldorf

1.9.      Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für den Geschäftsbesorgungsvertrag mit dem Gläubiger gem. 675 BGB ist es erforderlich, dass der H. Krauthoff Inkassoservice Ihre Personaldaten verarbeitet. Für Sie besteht allerdings keine Pflicht zur Bereitstellung.

1.10.      Sonderfall: Informationspflicht für den Fall einer späteren Zweckänderung

keine

1.11.      Hinweis auf das Bestehen einer automatischen Entscheidung einschließlich Profiling

 Es findet kein Profiling durch die H. Krauthoff Inkassoservice statt.

2      Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

1. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. 

Legen Sie Widerspruch ein, wird die Krauthoff Inkasso Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Krauthoff Inkasso kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

Krauthoff Inkasso, Ursulaplatz 1, 50668 Köln, info@krauthoff-inkasso.de,   

3      Anhang 1:

Dienstleister, die im Wege der Auftragsverarbeitung für uns tätig sind: 

Dienstleister, die im Wege der Funktionsübertragung für uns tätig sind: